Je draait een drukke avond, elke tafel zit vol en je kassa doet gewoon zijn ding. Weinig horecaondernemers denken op zo’n moment na over fiscale datamodules of cloudsystemen. Maar die kassa is aan het veranderen, of je er nu klaar voor bent of niet.
De kern?
De witte kassa bestaat al een tijdje in de horeca. Elke zaak met een bepaalde omzet is verplicht zo’n geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Dat systeem heet voluit het GKS, het geregistreerd kassasysteem, en het krijgt nu een grondige update: GKS 2.0. Wie vanaf 1 juli 2026 een nieuwe horecazaak opent, werkt meteen met die nieuwe versie. Wie al een bestaande kassa heeft, schakelt gefaseerd over in de komende jaren.
Wat verandert er concreet?
Vroeger bewaarde je kassa enkel een samenvatting van je transacties. Voortaan worden de volledige gegevens via een kleine zwarte doos, de fiscale datamodule of FDM, naar de cloud van de belastingadministratie gestuurd. Op elk ticket verschijnt een QR-code die linkt naar die gegevens bij de overheid. De btw-berekening gebeurt in die module, niet meer in de kassa zelf. Klinkt technisch? Dat is het ook, maar je hoeft het niet zelf te installeren of te begrijpen. Je moet het wel op tijd regelen.
Timing en kosten
De timing is minder ver weg dan je denkt. Ongeveer 9.500 uitbatingen moeten al tegen 1 juli 2027 overschakelen. De volgende golven volgen in 2028 en begin 2029. Het probleem is dat verdelers maar zo’n 13.000 kassa’s per jaar kunnen plaatsen, en dat ze tijdens de drukke zomermaanden aan de kust nauwelijks beschikbaar zijn. Wie wacht tot het laatste moment, riskeert simpelweg niet op tijd klaar te zijn voor een topseizoen.
De kostprijs valt mee als je het goed aanpakt. Een nieuwe FDM kost vandaag rond de 200 euro, een pak minder dan de vroegere 750 euro toen er maar één leverancier was. Heb je nog een softwarekassa? Dan is er meestal een betaalde update nodig, al geven sommige aanbieders die gratis. Werk je nog met een oud toestel zonder ondersteuning, dan heb je een nieuwe kassa nodig. En goed nieuws voor eenmanszaken en kleine vennootschappen: de verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen is hier van toepassing. Dat kan je belastingbaar resultaat merkbaar drukken.
Zit je met vragen over de witte kassa?
Neem gerust contact met ons op. We spreken geen codetaal en vertalen het graag voor je.