De woorden uit onze laatste blog hierover zijn nog niet koud of er is alweer een nieuwe verhoging: sinds 1 september 2026 gelden opnieuw hogere fiscale maximumforfaits voor binnenlandse dienstreizen. Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten die de werkgever forfaitair mag vergoeden. Naar aanleiding van een nieuwe indexaanpassing stijgen de toepasselijke fiscale forfaits voor een binnenlandse dienstreis opnieuw.
Actueel geldende bedragen, van kracht sinds 1 september 2026:
- Dagvergoeding: 22,08 EUR / dag
- Huisvestingskosten: 165,60 EUR / nacht
Houd je je als werkgever aan deze bedragen en de bijhorende voorwaarden, dan beschouwt de fiscus deze vergoedingen als een kost eigen aan de werkgever (ernstige norm). De vergoedingen vormen dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor jou als werkgever. Deze regeling is ook van toepassing op bedrijfsleiders.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Als aan alle voorwaarden voldaan is, mag je je werknemer of bedrijfsleider sinds 1 september 2026 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.
FISCAAL
Zowel ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing in opdracht van hun werkgever maken binnen België, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.
De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling aan de spilindex.
Respecteer je als werkgever de gestelde voorwaarden en bedragen, dan beschouwt men deze vergoedingen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever. De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor jou als werkgever.
BELASTBARE BEZOLDIGINGEN
Wanneer toch niet voldaan is aan de voorwaarden, of je kent toch hogere forfaitaire vergoedingen toe, dan beschouwt men deze vergoedingen als belastbare bezoldigingen, tenzij je als werkgever bewijst dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die je eigen zijn;
- die vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed.
Daarnaast moet je erover waken dat de door het forfait gedekte kosten niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
| Basisbedrag | Geïndexeerd bedrag sinds 1 september 2026 | |
|---|---|---|
| Maaltijdkosten (dagelijkse forfaitaire vergoeding) | 10 EUR/dag | 22,08 euro/dag |
| Reizende personeel (maandelijkse forfaitaire vergoeding) | Max. 16 × 10 euro/maand (voltijdse prestaties) | Max. 16 × 22,08 euro/maand (353,28 euro, voltijdse prestaties) |
| Huisvestingskosten | 75 euro/nacht | 165,60 euro/nacht |
Voorwaarden
Forfaitaire maaltijd of dagvergoeding:
- de verplaatsing in opdracht van de werkgever duurt minimum 6 uur;
- jij als werkgever, of een derde, vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer.
De werknemer mag dus bijvoorbeeld geen toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant of geen gratis maaltijd ontvangen vanwege een derde.
Ken je als werkgever een maaltijdcheque toe voor diezelfde dag, dan moet je de werkgeversbijdrage in die maaltijdcheque in mindering brengen van de dagvergoeding.
Maandelijkse forfaitaire vergoeding bij reizende functie:
- de voorwaarden van minimale duurtijd en minimale afstand gelden hier niet;
- het cumulverbod blijft wel van toepassing.
- voor deeltijdse prestaties pas je een pro rata toe op basis van het tewerkstellingspercentage.
Let wel: dit maandelijks bedrag is een maximum. De fiscus kan zich baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait wel beantwoordt aan de realiteit.
Huisvestingskosten:
- het cumulverbod blijft van toepassing;
- jij als werkgever, of een derde, mag deze huisvestingskosten op geen enkele andere manier vergoeden of via een ander voordeel dekken;
- beschikt een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting, dan mag je de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen.
| Maaltijd of dagvergoeding | Maandelijkse forfaitaire vergoeding | Huisvestingskosten | |
|---|---|---|---|
| Basisbedrag (niet geïndexeerd) | 10 EUR per dag | Max. 16 x 10 EUR per maand (160 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 75 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag op 1 januari 2022 | 17,75 EUR per dag | Max. 16 x 17,75 EUR per maand (284,00 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 133,18 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 februari 2022 | 18,11 EUR per dag | Max. 16 x 18,11 EUR per maand (289,76 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 135,85 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 april 2022 | 18,47 EUR per dag | Max. 16 x 18,47 EUR per maand (295,52 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 138,57 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 juni 2022 | 18,84 EUR per dag | Max. 16 x 18,84 EUR per maand (301,44 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 141,33 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 september 2022 | 19,22 EUR per dag | Max. 16 x 19,22 EUR per maand (307,52 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 144,16 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 december 2022 | 19,60 EUR per dag | Max. 16 x 19,60 EUR per maand (313,60 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 147,05 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 januari 2023 | 19,99 EUR per dag | Max. 16 x 19,99 EUR per maand (319,84 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 149,99 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 december 2023 | 20,39 EUR per dag | Max. 16 x 20,39 EUR per maand (326,24 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 152,99 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 juni 2024 | 20,80 EUR per dag | Max. 16 x 20,80 EUR per maand (332,80 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 156,05 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 maart 2025 | 21,22 EUR per dag | Max. 16 x 21,22 EUR per maand (339,52 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 159,17 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 maart 2026 | 21,64 EUR per dag | Max. 16 x 21,64 EUR per maand (346,24 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) | 162,35 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 september 2026 | 22,08 EUR per dag |
Max. 16 x 22,08 EUR per maand (353,28 EUR, bij voltijdse tewerkstelling) |
165,60 EUR per nacht |
Reizen voor het werk
Wat met de RSZ?
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen. De RSZ spreekt in dit verband van baanvergoedingen.
Zowel wat de bedragen als wat de minimumduur van de verplaatsing betreft, zitten RSZ en fiscus dus jammer genoeg niet op dezelfde lijn. De RSZ-forfaits volgen deze fiscale indexering niet automatisch. Wel steeg de maaltijdvergoeding op 1 januari 2026 van 7 naar 9 EUR per dag.
Voor bedrijfsleiders spelen de RSZ-grenzen uiteraard niet: zij komen in aanmerking voor het hogere fiscale forfait.
De bedragen die vandaag van toepassing zijn:
| Soort kost | Bedrag | Voorwaarden |
|---|---|---|
| Baankosten voor niet sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten | 10,00 EUR/dag | Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd (vanaf 1 januari 2026) | 9,00 EUR/dag | Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). Het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. |
| Verblijfskosten in België | 35,00 EUR/nacht | Als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. Dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
Bron: Administratieve instructies RSZ 2026/3
Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens. Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:
- je als werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken kan terugbetalen. Je kiest dus één van beide systemen en past dit consequent toe;
- de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
Nog niet zeker of jouw dienstreisvergoedingen up-to-date zijn? Neem contact op en we checken het samen na.