Puntjes op de “i”
In tijden van vakantiemodus zetten we graag voor iedereen nog even de puntjes op de ‘i’. Zo kunnen we er straks, wanneer de vakantie achter ons ligt, samen weer invliegen op de meest efficiënte manier! We lijsten hier graag nog even voor jullie op wat we van jullie nodig hebben, maar vooral ook hoe!
Wat je boekhouder nodig heeft
Bij Countable willen we je het leven zo makkelijk mogelijk maken. Daarom is het belangrijk dat we over de juiste informatie beschikken om jouw boekhouding op orde te houden. Hieronder vind je een overzicht van de documenten die we van jou nodig hebben:
Facturen: Dit zijn alle facturen die je hebt ontvangen (aankoopfacturen) en die je hebt uitgeschreven (verkoopfacturen). Hierop staan alle details van je transacties, zoals bedragen, datums en omschrijvingen.
Bankafschriften: Deze geven een duidelijk overzicht van al je inkomsten en uitgaven.
Contracten: Alle overeenkomsten die je met klanten of leveranciers hebt afgesloten.
Fiscale attesten: Deze attesten bewijzen dat je recht hebt op bepaalde fiscale voordelen, bijvoorbeeld bij een hypothecaire lening.
Waarom deze documenten belangrijk zijn
Compleet beeld: Met deze documenten kunnen we een compleet beeld vormen van jouw financiële situatie.
Juiste aangiftes: Op basis van deze gegevens kunnen we de juiste belastingaangiftes voor je doen.
Inzicht in je financiën: Je krijgt inzicht in de financiële gezondheid van jouw onderneming.
Hoe gemakkelijk kan het zijn?
Je kunt al je documenten eenvoudig digitaal aan ons overhandigen via het unieke e-mailadres dat je van ons ontvangen hebt. Zo hoef je je geen zorgen te maken over het bijhouden van papieren en het zoeken naar belangrijke documenten.
We lijsten graag nog even de spelregels op als het op het aanleveren van al deze documenten aankomt. Zo lever je jouw documenten gemakkelijk aan:
Eigen platform: Gebruik je een platform zoals Billit of Breex? De facturen worden dan in samenspraak met je dossierbeheerder qua timing, aantal, frequentie ingelezen in ons boekhoudsysteem.
Bij voorkeur digitaal: Verstuur je aan- en verkoopfacturen eenvoudig naar je persoonlijke, unieke e-mailadres dat je bij de opstart gekregen hebt. Volg de instructies in onze scanningshandleiding voor een optimale verwerking.
Op papier: Het kan ook op papier en dan worden de facturen door ons gedigitaliseerd. Zodra alles verwerkt is, kan de klant zijn papieren stukken terug afhalen.
Combinatie: Het kan ook een combinatie zijn van beide bovenstaande methodes.
Documenten digitaliseren
Dankzij onze online tool kunnen jullie à la minute een actuele status van de cijfers zien. Digitaliseer jouw boekhouding dus nog vandaag en geniet samen met ons van het “live boekhouden”.
Een papieren document digitaliseer je door het om te zetten naar een pdf van goede kwaliteit. Je kan hiervoor een scanner of je mobiele telefoon (vandaag de dag bestaan er tal van apps die documenten scannen) gebruiken.
Wij raden steeds aan:
- Alle bladen steeds in de juiste volgorde
- Een resolutie van 200 of 300dpi
- In te scannen als grijswaarden
- Alle bladen steeds in de juiste richting
Wacht niet tot de drukte van een kwartaal of maand BTW‐aangifte maar bezorg ons de documenten op geregelde tijdstippen!
Belangrijk bij het scannen:
- Maximaal 20 aankoopfacturen in één pdf OF maximaal 20 verkoopfacturen in één pdf (mooi in volgorde na elkaar scannen en niet door elkaar).
- De kasticketjes mogen verzameld worden op een document per soort kost (restaurant samen, parking samen, …)
- Meng nooit verschillende types documenten door elkaar (bijvoorbeeld: geen aankoopfacturen bij verkoopfacturen, geen rekeninguitreksels tussen facturen, geen andere documenten zoals briefwisseling, herinneringen, … bij de facturen).
- Facturen die van formaat kleiner zijn dan A4 scan je één document per blad.
- Verzamel jouw cash betaalde bonnetjes in één onkostennota.
- Zelf geen nummering meer voorzien in de aankopen, de nummering gebeurt automatisch in de online tool.
Belangrijk bij het mailen:
- Het “aan”-veld van de mail bevat enkel het opgegeven e-mailadres. Andere geadresseerden dienen in het “cc”-veld te worden opgenomen.
- Het onderwerp van de mail moet “verkoop” als tekst bevatten als het over verkoopfacturen gaat. In alle andere gevallen denkt het systeem dat het over aankoopfacturen gaat.
- Als je bijvoorbeeld een onkostennota of visa-afschrift wil mailen met daarbij de respectievelijke bewijsstukken volstaat het om “#PD” in het onderwerp van de mail te vermelden. Zo blijven alle documenten uit deze mail bij elkaar als 1 document.
- Per mail mogen er meerdere pdf’s worden meegestuurd. Het maximum aantal bladzijden per mail is 100.